Documentos

Los principales documentos que intervienen en una transacción comercial son:

Pedido: se utiliza para comprar artículos o para solicitar la prestación de un servicio. Debe contener dirección y teléfono del comprador, además de indicar la cantidad y los artículos solicitados.

Remisión: es utilizado para soportar la mercancía vendida que sale del almacén o del servicio prestado. En el se indica la dirección de la empresa que compra, cantidad, referencia y artículos enviados.

Factura: se usa en transacciones de compra-venta de mercancía, en la cual se indica cantidad, referencia, artículo, valor unitario y valor total. Para que sea válida a nivel comercial debe tener razón social, nit., dirección, teléfono e indicar los impuestos pagados.

Cheque: documento que se elabora para realizar el pago de la compra de mercancía o de un servicio prestado, en él el comprador se compromete a pagar al vendedor un monto de dinero en una fecha determinada. El cheque debe llevar endoso (colocar al reverso, el nombre de la persona que lo va a cobrar o consignar, documento de identidad y teléfono -número de cuenta en la que va a consignar)

Comprobante de egreso: soporte del dinero que se paga en el cheque o de cualquier pago efectuado, debe ser firmado por el beneficiario o por la persona autorizada para reclamarlo.

Recibo de caja: comprobante que se realiza para dejar constancia de un pago recibido en efectivo o cheque.

Letra de cambio: documento con el cual una persona que compromete a pagarle a otra un monto de dinero en una fecha determinada, allí se debe colocar el interés que se va a cobrar.

Consignación: documento que diligencia la persona que va a depositar dinero (efectivo o cheque) en una cuenta bancaria, en el cual se indica el nombre del titular, número de cuenta, fecha, depositante y si es un cheque se agrega el número de cheque y/o cuenta del cheque con el monto respectivo, para que sea válido debe tener el sello del banco.